Pimeä tieto lamauttaa organisaatiot – jopa 30 prosenttia työajastamme kuluu turhaan työhön

Tietokaaos ja pimeä tieto ovat vieneet suomalaiset organisaatiot tilanteeseen, jossa jopa 30 prosenttia työntekijän työajasta voi kulua turhaan ja turhauttavaan työhön. Yli 50 prosenttia organisaatioiden datasta on pimeää tietoa, josta olisi lisäarvoa organisaatiolle, mutta sitä ei pystytä hyödyntämään liiketoiminnassa. Tekoäly voi auttaa ratkaisemaan nämä ongelmat.

Organisaatioiden käsittelemän datan määrä tuplaantuu lähes vuosittain. Samalla tiedon sirpaloituminen eri järjestelmiin vaikeuttaa sen hyödyntämistä.

– Tiedon hallitsemisen ja prosessoinnin pitäisi olla ykkösprioriteetti kaikilla yrityksillä, jotka haluavat pysyä kilpailukykyisinä tulevaisuudessa. Yritysten kannattaisi tarttua muun muassa pilvipohjaisten ratkaisujen ja tekoälyn tarjoamiin mahdollisuuksiin. Nykyisin yritysten on vähintään ymmärrettävä, kuinka nämä uudet teknologiat voisivat tehostaa heidän liiketoimintaansa, toteaa tamperelaisen älykkään tiedonhallinnan edelläkävijäyrityksen, M-Files Oy:n, toimitusjohtaja Miika Mäkitalo.

Intelligent Information Management Summit 2018 on Euroopan suurin tiedonhallinnan seminaari, joka järjestetään tänään Helsingissä. Tapahtumaan on ilmoittautunut yli 800 osallistujaa. Seminaarissa esiintyvien asiantuntijoiden mukaan tiedonhallinnan ongelmat ovat ilmeiset jo tällä hetkellä:

– Ongelmat ovat tuttuja varmasti jokaiselle toimistotyötä tekevälle. Tietoa ei löydy, virallisia tietojärjestelmiä ei käytetä ja työn tehokkuus romahtaa, listaa M-Filesin perustaja ja tuotejohtaja Antti Nivala.

Tekoäly vapauttaa työntekijän tekemään lisäarvoa tuottavaa työtä

Jatkossa työntekijät voivat tekoälyn avulla keskittyä liiketoiminnalle arvoa tuottavaan työhön dokumentinhallinnan sijaan. Tekoäly auttaa pääsemään oikeaan tietoon kiinni heti. Työntekijän arkea helpottaa, kun tarvittavat tiedostot löytyvät helposti huolimatta siitä, mihin järjestelmään tieto on tallennettu.

– Tiedon määrän kasvaessa entisajan jäykät ja monimutkaiset järjestelmät eivät enää toimi, koska käyttäjät haluavat löytää itselleen tärkeän tiedon välittömästi. Tekoäly lisää työn mielekkyyttä ja auttaa poistamaan työvaiheita, joita työtekijät eivät haluaisi tehdä. Tiedonhallinnan näkökulmasta kyseessä on koko ajattelutavan muutos. Tulevaisuudessa tietoa hallitaan sen perusteella, mitä se on, eikä missä se on. Tähän tarvitaan tekoälyä, havainnollistaa Nivala.

Tietotyössä työltä odotetaan yhä enemmän merkityksellisyyttä. Kun tekoäly haravoi oikeat tiedot tiedostoviidakosta, vapautuu aikaa tärkeämmille työtehtäville.

– Esimerkiksi meillä M-Filesilla käytössä oleva, tekoälyä hyödyntävä järjestelmä yhdistää jo nyt kaikki organisaatiomme eri järjestelmät siten, että kaikkeen tietoon pääsee käsiksi yhden helpon käyttöliittymän kautta. Toisin sanoen järjestelmä löytää työntekijän etsimän tiedoston riippumatta siitä, onko se tallennettu verkkokansioon, SharePointiin, ERP- tai CRM-järjestelmään tai M-Filesiin. Näin tekoäly voi tehdä työnteosta huomattavasti vaivattomampaa, toteaa Nivala.

5 vakavinta pimeän tiedon ongelmaa:

  1. Tieto hukkuu. IBM:n tutkimuksen mukaan tällä hetkellä jopa 80–90 prosenttia organisaatioiden datasta on organisoimatonta ja hajallaan.
  2. Käytössä on lukuisia eri järjestelmiä. Tiedonhallinta-ammattilaisten yhdistyksen AIIM:n tutkimuksen mukaan tyypillisellä organisaatiolla on käytössään keskimäärin vähintään kolme eri tiedostojen hallintajärjestelmää: käytössä voivat olla verkkolevyjen lisäksi esimerkiksi SharePoint, Google Drive ja erilaiset tiedostonjakopalvelut.
  3. Organisaation virallisia tietojärjestelmiä ei käytetä. AIIM:n mukaan jopa 54 prosenttia organisaatioiden tiedosta on tallennettu jonnekin muualle kuin virallisiin järjestelmiin, jolloin muilla ei ole pääsyä tähän tietoon. Näin rahan arvoinen tieto jää käyttämättä. Tiedonhallintayritys Veritaksen tutkimus paljastaa, että yli 50 prosenttia organisaatioiden datasta on pimeää tietoa eli dataa, jolla voisi olla lisäarvoa organisaatiolle, mutta sitä ei pystytä hyödyntämään liiketoiminnassa.
  4. Työn tehokkuuden ja mielekkyyden romahtaminen. Toimistotyöntekijä voi käyttää yli kaksi tuntia päivässä ajan tasalla olevien tiedostojen ja dokumenttien etsimiseen – ja toiset kaksi tuntia tarvittavien tietojen uudelleen tuottamiseen. Markkinatutkimusyhtiö IDC:n mukaan tietotyöntekijä käyttää keskimäärin 30 prosenttia työajastaan tiedon etsimiseen. M-Filesin kokemuksen mukaan 70 prosenttia dokumenteista joudutaan luomaan uudelleen, koska niitä ei löydetä yrityksen yhteisistä järjestelmistä.
  5. Tietosuoja-asetuksen vaatimuksia ei pystytä täyttämään. Organisaatioiden on mahdotonta täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n vaatimuksia, sillä organisaatiot eivät voi tietää, sisältävätkö niiden miljoonat dokumentit henkilötietoja.

Lisätietoja Intelligent Information Management Summitista:

Tiedonhallinnan suurtapahtuma järjestetään tänään 20.9. Helsingissä. Pääpuhujina ovat tänä vuonna Gartnerin tiedonhallinnan asiantuntija Hanns Köhler-Krüner sekä Wärtsilän tietohallintojohtaja Jukka Kumpulainen. Euroopan investointipankin varapääjohtaja Alexander Stubb puhuu tilaisuudessa teemalla “The digital revolution is here – are you ready?” Lue lisätietoja tapahtumasta  täältä.